Использование Internet для организации электронного документооборота и способы защиты информации

Основные главы по теме:

1. Требования к системам электронного документооборота
2. Обзор систем электронного документооборота
3. Проблемы внедрения системы электронного документооборота
4. Обоснование интеграции системы электронного документооборота для производственного предприятия

Краткое содержание глав:

Требования к системам электронного документооборота.
Система электронного документооборота, используемая на предприятии должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к ней со стороны нормативно-правовой базы и федеральных органов исполнительной власти, оправдывать ожидания своих пользователей по функциональному наполнению и технологическим возможностям. Только в этом случае она сможет обеспечивать эффективную работу с документами, автоматизировать процессы управления ими.
Необходимость автоматизации процессов, связанных с управлением документацией, осознают практически все предприятия. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность компании в целом.
Электронные системы документооборота – это информационные системы, помогающие автоматизировать работу с документами на протяжении всего ЖЦ (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.
…

Обзор систем электронного документооборота

В настоящее время в отечественной ИТ-отрасли одним из наиболее динамичных направлений является рынок систем электронного документооборота (СЭД). При общей динамике рынка ИТ 6% (по данным IDC) в 2013 году его прирост составил порядка 23%, что, кроме того, превышает в два раза общемировые показатели этого сегмента, а также темпы роста рынка ПО (15%). По мнению заместителя руководителя Центра аналитических систем и разработок Дениса Владимировича Морозова, причина такого положения дел связана с реализацией масштабных программ информатизации в госсекторе и активным строительством электронного правительства. Именно электронный документооборот является, по сути, кровеносной системой государственного или коммерческого предприятия.
Объем рынка СЭД в России, по разным оценкам, составляет порядка 26 млрд рублей, из которых порядка 75% приходится на услуги по внедрению и около 25% – непосредственно на продажи лицензий.
…

Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Процесс построения системы электронного документооборота связан с рядом проблем различного характера, которые возникают уже на этапе внедрения. Типичной проблемой начального этапа является недостаточная проработка вопросов внедрения системы, что в конечном итоге приводит к ее неэффективной работе.
Часто руководство организации считает документооборот вопросом несущественным. Недостаточная заинтересованность руководителей в проекте внедрения системы может привести к тому, что этот процесс затянется на длительное время. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе [6, с. 7].
Проблемой руководителя можно назвать фактор директора «советского типа». Это означает нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
…

Заключения по теме:

В результате выполнения данной работы был проведен обзор и анализ принципов, понятий, используемых в современных системах защищенного электронного документооборота, а также актуальных функциональных программных комплексов, имеющихся на рынке современного программного обеспечения. Рассмотрены их преимущества и недостатки. Обоснована актуальность внедрения системы Е1 Евфрат, что кроме перечисленных факторов, связано также с: • гибкой ценовой политикой; • возможностью использования форм работы с системой как на базе установки упрощенных десктопных, так и виртуальных полноценных серверных веб-приложений; • предоставлением наличия постоянных актуальных обновлений системы; • большого количества русскоязычной справочной литературы и спецификаций по работе с данной СЗЭД; • современной архитектурой и простотой интеграции в производственный процесс, благодаря интуитивно понятно интерфейсу системы и ее функциональных возможностям.

Для процветания современного предприятия необходимо качественное и своевременное управление его деятельностью. Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технологического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Таким образом, после написания курсовой работы мы получили следующие выводы: Общеизвестно, что получить желаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота (СЭД), обеспечить организации ожидаемые тактические и стратегические преимущества возможно только при условии, что система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно. В последние годы вопросам внедрения систем автоматизации делопроизводства, управления документами уделяется достаточное внимание. Как в «бумажных», так и в электронных специализированных журналах регулярно появляются публикации по этой проблематике. Несомненный интерес представляют материалы относительно нового журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота». В многочисленных статьях описывается опыт внедрения систем электронного документооборота в органах управления различного уровня, организациях различных направлений деятельности и форм собственности, подробно рассматриваются различные аспекты внедрения СЭД.

Эффективность управления предприятиями и организациями зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами таможенных органов и привела к созданию системы управления и контроля взаимодействия таможенными органами - Комплекса программных средств «Таможенный документооборот» (КПС «ТДО»).

Проблема электронных технологий в делопроизводстве – это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства. Движение документов на различных стадиях делопроизводства определяется как документооборот. Документооборот учреждения как совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивает движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам. Каждый из документационных потоков имеет свой маршрут движения. Для более эффективной работы с документами необходимо внедрение на современном предприятии системы электронного документооборота.